ビジネスメールの基本はできていますか？

キャリアアップ マナー講座就活応援 2015/12/09

皆さんがコミュニケーションツールとしてよく使っているものはなんですか？
スマートフォンを使ったLINEやメールと答える人が多いのではないでしょうか。
メールは、ビジネスシーンでも大切なコミュニケーションツールになっています。
それではメールを出す際のマナー、大丈夫ですか？

就職活動が始まると、企業の担当者と電話やメールで連絡を取るようになってきます。
日頃から基本的なマナーに注意をしておくと、大事なところで失敗せずに済みますね。
今回は、基本的なポイントの確認をしてみましょう。

ポイント１　件名を入れる
件名の無いメール、送っていませんか？　学生さんから件名の入っていないメールを受け取ることがよくあります。LINEやショートメールに慣れてしまうと、件名を入れる習慣がつきにくくなってしまいますね。しかし、ビジネスメールでは、件名がとても大事なポイントになってきます。下手をすれば、メールは開かれないままになってしまうことだってあります。どんな用件についての連絡なのか、具体的にわかるように入れることが大切です。例えば、「RanRun会員募集のご案内」「御社説明会への出席申し込み」のような感じになります。長すぎず、的確に伝える工夫をしましょう。

ビジネスメールの基本-01

ポイント2　署名を入れる
受信したメールが誰から送信されたものかわからないことがあります。あらかじめ、署名の設定をしておくことをおススメします。学生であれば、大学・学部・学年・氏名・電話番号・メールアドレスが入っているとよいでしょう。

ポイント３　本文の書き出しは宛先から
本文の書き出しは、宛先となる企業名、所属名、氏名を書きます。
敬称は、個人宛であれば「様」、組織や団体宛であれば「御中」になります。
次に、自分の所属、氏名を名乗ります。

ポイント４　設定の確認
ポイント２で署名の設定についてお話ししましたが、他にも設定をしておいた方がよいことがあります。差出人の設定です。時々、差出人欄に名前ではなくメールアドレスが入っていることがありませんか。それは、相手が差出人の設定をしていない場合が多いです。
差出人欄に自分の氏名が明記されるよう設定されているか、端末を確認しておくとよいですね。

ここまでは、メール出しの「基本のき」でした。
皆さんはどこまでできていましたか？
知っていることばかりだったかもしれません。しかし、落とし穴があるものです。
携帯電話やスマートフォンなど端末を新しくした場合は、gmailなどの署名も新たに設定しなければなりません。案外、忘れているかもしれませんよ。
今すぐ、自分の端末をチェックしてみることをおススメします。

ワンモアステップ　宛先設定
メールを出す前に、アドレス帳機能を使って、宛先の表示に一工夫をしてみましょう。
アドレス帳に登録する際、「○○部長」「○○様」のように、相手の氏名に敬称をつけておきます。宛先が表示された時に、相手の氏名に敬称がついて表示されます。これは、自分の端末上のことだけではありません。相手がメールを印刷した時、相手がメールに返信をする時などに、敬称がついた氏名が表示されることになります。

ビジネスシーンにおいては、相手と気持ちよくお付き合いできるよう、「おもてなしの心」がポイントになってきます。身近なところから、気を配っていくとよいですね。