皆さんがコミュニケーションツールとしてよく使っているものはなんですか？
スマートフォンを使ったLINEやメールと答える人が多いのではないでしょうか。
メールは、ビジネスシーンでも大切なコミュニケーションツールになっています。
それではメールを出す際のマナー、大丈夫ですか？
就職活動が始まると、企業の担当者と電話やメールで連絡を取るようになってきます。
日頃から基本的なマナーに注意をしておくと、大事なところで失敗せずに済みますね。
今回は、基本的なポイントの確認をしてみましょう。
ポイント１ 件名を入れる
件名の無いメール、送っていませんか？
学生さんから件名の入っていないメールを受け取ることがよくあります。
LINEやショートメールに慣れてしまうと、件名を入れる習慣がつきにくくなってしまいますね。
しかし、ビジネスメールでは、件名がとても大事なポイントになってきます。
下手をすれば、メールは開かれないままになってしまうことだってあります。
どんな用件についての連絡なのか、具体的にわかるように入れることが大切です。
例えば、「RanRunイベント開催のご案内」「御社説明会への出席申し込み」のような感じになります。
長すぎず、的確に伝える工夫をしましょう。
ポイント2 署名を入れる
受信したメールが誰から送信されたものかわからないことがあります。
あらかじめ、メールフォームに署名の設定をしておくことをおススメします。
学生であれば、大学・学部・学年・氏名・電話番号・メールアドレスが入っているとよいでしょう。
ポイント３ 本文の書き出しは宛先から
本文の書き出しは、宛先となる企業名、所属名、氏名を書きます。
敬称は、個人宛であれば「様」、組織や団体宛であれば「御中」になります。
次にあいさつ文。そして自分の所属、氏名を名乗ります。
例）
一般社団法人人材活用推進機構
代表 相川 様
平素はお世話になっております。
〇〇大学3年の赤羽ランと申します。
ポイント４ 設定の確認
ポイント２で署名の設定について説明しましたが、他にも設定しておいた方がよいことがあります。
差出人の設定です。時々、差出人欄に名前ではなくメールアドレスが入っていることがありませんか。それは、相手が差出人の設定をしていない場合が多いです。
差出人欄に自分の氏名が明記されるよう設定されているか、端末を確認しておくとよいですね。
ここまでは、メール出しの「基本のき」でした。
皆さんはどこまでできていましたか？
知っていることばかりだったかもしれません。
しかし、落とし穴があるものです。
携帯電話やスマートフォンなど端末を新しくした場合は、gmailなどの署名も新たに設定しなければなりません。
案外、忘れているかもしれませんよ。
今すぐ、自分の端末をチェックしてみることをおススメします。
ワンモアステップ 宛先設定
メールを出す前に、アドレス帳機能を使って、宛先の表示に一工夫してみましょう。
アドレス帳に登録する際、「○○部長」「○○様」のように、相手の氏名に敬称をつけておきます。
宛先が表示された時に、相手の氏名に敬称がついて表示されます。
これは、自分の端末上のことだけではありません。
相手がメールを印刷した時、相手がメールに返信をする時などに、敬称がついた氏名が表示されることになります。
ビジネスシーンにおいては、相手と気持ちよくお付き合いできるよう、「おもてなしの心」がポイントになってきます。
身近なところから、気を配っていくとよいですね。
こちらの記事は2015年12月に掲載した記事をリライトしました。
